mit Rechtsanwalt Florian Dorth, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Wirtschaftsmediator (MuCDR)

Die Videokonferenz ist zwischenzeitlich zum festen Bestandteil des Kommunikationsalltags geworden. Auch im Gesellschaftsrecht haben Online-Verfahren im Wege von Videokonferenzen in den vergangenen Jahren mehr und mehr Eingang gefunden.

Ausgangspunkt hierfür ist die EU-Digitalisierungsrichtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1151), mit der die EU grenzüberschreitend einheitliche Mindeststandards für die Online-Gründung von Kapitalgesellschaften, elektronische Registeranmeldungen und den digitalen Informationsaustausch schaffen wollte. Deutschland hat diese Vorgaben insbesondere durch das DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie) und das DiREG (Ergänzungsgesetz) in nationales Recht überführt und insbesondere das Beurkundungsgesetz (§§ 16a ff. BeurkG) sowie das GmbHG und HGB angepasst.

Insbesondere für mittelständische Unternehmen, die typischerweise in der Form der UG (haftungsbeschränkt), GmbH oder GmbH & Co. KG strukturiert sind, ergeben sich hieraus praktische Chancen, aber auch neue formale Risiken.

Online-Gründung von GmbH und UG (haftungsbeschränkt)
Auf Grundlage der gesetzlichen Neuerungen der §§ 16a ff. BeurkG können GmbH und UG (haftungsbeschränkt) sowohl bei Bargründung als auch bei Sachgründung nunmehr auch online gegründet werden. Die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags erfolgt in diesem Fall nicht mehr in Präsenz, sondern über ein besonders gesichertes Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer. Der „Gang zum Notar“ bleibt somit rechtlich zwar erforderlich, verlagert sich aber in den digitalen Raum: Der Notar identifiziert die Beteiligten per eID-Funktion des Personalausweises, verliest die Urkunde per Video und versieht sie mit qualifizierter elektronischer Signatur.

Die Online-Gründung bringt daher wesentliche Vereinfachungen insbesondere dann mit sich, wenn die Gesellschafter räumlich verteilt sind oder Zeitdruck besteht. Zugleich gilt: Komplexe Gestaltungen (z. B. Umwandlungen, mehrstufige Holdingstrukturen) bleiben in der Praxis häufig ein Fall für die klassische Präsenzbeurkundung – schon aus Gründen der Abstimmung und Beratungstiefe.

Elektronische Registeranmeldungen
Weiterhin wurde auch das Verfahren der Registeranmeldung umfassend digitalisiert. Anmeldungen zum Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- und Vereinsregister können vollständig elektronisch mit notariell beglaubigten e-Dokumenten eingereicht werden. Änderungen bei Geschäftsführung, Sitz, Firma oder Kapital, lassen sich damit schneller umsetzen – vorausgesetzt, die unternehmensinterne Vorbereitung (Beschlussfassungen, Gesellschafterlisten, Vollmachten) ist juristisch korrekt. Die juristisch korrekte Ausarbeitung sämtlicher Vorgänge und Dokumente ist im digitalen Umfeld aufgrund der erhöhten Transparenz und Prüfbarkeit von besonderer Wichtigkeit.

Virtuelle Gesellschafterversammlungen
Die Digitalisierungsrichtlinie regelt auch den elektronischen Informationszugang zu Gesellschafts- und Registerdaten; auf dieser Linie bewegt sich das deutsche Recht bei virtuellen Beschlussfassungen: Bei der GmbH erlaubt § 48 Abs. 1 GmbHG inzwischen Beschlüsse im Wege von Video- oder Telefonkonferenzen, wenn alle Gesellschafter zustimmen und die Satzung nichts anderes vorsieht.

Für mittelständische Gesellschaften bedeutet dies: Gesellschafterbeschlüsse können deutlich flexibler gefasst werden. Allerdings steigen die organisatorischen Anforderungen: Einladung, Nachweis der Identität, Dokumentation des Ablaufs und ordnungsgemäße Protokollierung, müssen rechtssicher organisiert werden. Fehler in diesem Bereich führen schnell zu anfechtbaren oder nichtigen Beschlüssen – mit entsprechenden Folgen bei Gewinnausschüttungen, Geschäftsführerbestellungen oder Kapitalmaßnahmen.

Integration der Neuerungen in die Unternehmenspraxis
In der Unternehmenspraxis sollten daher vor allem, die eigenen gesellschaftsrechtlichen Grundlagen und Abläufe gezielt auf ihre „Digitaltauglichkeit“ überprüft werden. Ausgangspunkt ist der Gesellschaftsvertrag: Die Satzung sollte klar regeln, ob und in welcher Form virtuelle oder hybride Gesellschafterversammlungen zulässig sind. Ebenso ist darauf zu achten, dass Einladungsfristen, Formvorschriften und Beschlussquoren mit digitalen Formaten kompatibel sind und nicht etwa auf eine rein körperliche Präsenz der Gesellschafter zugeschnitten bleiben.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, die internen Prozesse zu standardisieren. Dazu gehören abgestimmte Muster für Einladungen, Protokolle und Beschlussfassungen in Video- oder Telefonkonferenzen ebenso wie eine klare Verteilung der Zuständigkeiten für Registeranmeldungen und die Abstimmung mit dem Notar.

Gerne unterstützen wir mit unserem, auf das Wirtschaftsrecht spezialisierten Team, bei sämtlichen Fragestellungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung des Gesellschaftsrechts.