Seit der neueren arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung, stehen viele Arbeitszeitmodelle auf dem Prüfstand. Was jahrelang „flexibel“ hieß, entpuppt sich nun häufig als rechtliches Risiko – für Arbeitgeber und als bares Geld für Arbeitnehmer.

„Noch schnell die E-Mails am Abend, am Wochenende ein Projekt fertigstellen – und offiziell gilt trotzdem Vertrauensarbeitszeit.“

Zählen diese Stunden eigentlich – und müssen sie bezahlt werden?
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 verbindlich entschieden, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Der Arbeitgeber ist nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes – unter Vornahme einer unionsrechtskonformen Auslegung – verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG - 1 ABR 22/21).

Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten wirksam gewährleisten zu können, muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin bzw. jedes Arbeitnehmers aufzeichnen.

Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation sind noch nicht getroffen worden. Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen.

Der Arbeitgeber kann dabei die Aufzeichnung an die jeweilige Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer delegieren, wobei er für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes verantwortlich bleibt. Die Bundesregierung hat sich darauf verständigt, die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit als elektronische Aufzeichnungspflicht zukünftig im Arbeitszeitgesetz auszugestalten.

Neben der regulären Arbeitszeit sind auch die Überstunden zu erfassen. Diese sind grundsätzlich zu vergüten oder durch Freizeit auszugleichen. Pauschale Klauseln im Arbeitsvertrag, wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ sind oft nach der geltenden Rechtsprechung wegen unangemessener Benachteiligung unwirksam.

Entscheidende Fragen für die Vergütung sind jedoch, ob die Überstunden vom Arbeitgeber angeordnet oder geduldet wurden und ob diese durch eine entsprechende Erfassung nachgewiesen werden können. Die Arbeitnehmerseite muss im arbeitsgerichtlichen Verfahren im Zweifel jede einzelne Überstunde detailliert mit der genauen Lage vortragen und nachweisen.

Weiterhin ist Vertrauensarbeitszeit möglich, bei der über Beginn und Ende selbst bestimmt werden kann. Aber Vertrauen ersetzt keine Zeiterfassung.

Arbeitgeber müssen auch hier ein objektives System einführen.

Für Arbeitnehmer ist es im Falle von Streit über die Überstundenabgeltung erforderlich, die eigenen Arbeitszeiten zu dokumentieren, um diese im gerichtlichen Verfahren vortragen zu können.

Um diese unstreitig zu stellen, wäre eine Gegenzeichnung des Arbeitgebers über die Zeiterfassung und die geleisteten Überstunden zu empfehlen.

Weiterhin müssen eventuell bestehende Ausschlussklausel aus dem Arbeitsvertrag beachtet werden, die eine Geltendmachung der Ansprüche an eine bestimmte Frist nach Fälligkeit der Überstundenvergütung knüpfen. Die Fälligkeit tritt dabei bereits meistens am Ende des jeweiligen Monats ein, wenn einen monatliche Entgeltabrechnung vereinbart ist. Eine Geltendmachung am Ende des Arbeitsverhältnisses kommt dann gegebenenfalls zu spät.

Arbeitgeber sollten insoweit die bestehenden Arbeitszeitmodelle überprüfen, eine Zeiterfassung rechtssicher einführen und Führungskräfte schulen.

Ob Überstunden bezahlt werden müssen oder nicht, hängt vom Einzelfall ab. Die aktuelle Rechtslage eröffnet jedoch vielen Beschäftigten neue Möglichkeiten – und zwingt Arbeitgeber zum Umdenken.